Personel Servisinde Ay Sonu Hakediş ve Fatura Nasıl Hazırlanır?
Servis firmalarının ay sonunda en çok vakit harcadığı iş hakedişi çıkarmaktır. Hangi kuruma kaç sefer yapıldı, hangisi yapılamadı, ek seferler fiyata nasıl yansıyacak? Bu bilgiler şoförlerin defterlerinden ve mesajlardan toplanınca hem saatler gider hem de kurumla anlaşmazlık çıkar.
Hakediş hesabının üç modeli
- Sefer başı ücret: Kurumla sefer başına bir fiyat belirlenir; ay sonunda yapılan sefer sayısı ile çarpılır.
- Aylık sabit ücret: Belirli bir güzergâh için aylık sabit tutar konuşulur; yapılamayan seferler varsa sözleşmeye göre düşülür.
- Karma model: Sabit aylık ücrete ek olarak, sözleşme dışı ek seferler ayrıca faturalanır.
Hakedişte en sık yapılan hatalar
Yapılamayan seferin düşülmemesi: Arıza, hava koşulu ya da kurumun iptali nedeniyle yapılmayan seferler faturaya girerse kurumla güven sarsılır.
Ek seferin unutulması: Hafta sonu mesaisi ya da gece vardiyası için yapılan ek sefer yazılmazsa firma kendi cebinden öder.
Aynı seferin iki kez faturalanması: Bir sefer tek başına faturalanmış, sonra ay sonu toplu faturaya da girmişse kurum itiraz eder.
Doğru yöntem: Sefer anında kayıt
Hakedişin doğru çıkmasının tek yolu, seferin yapıldığı anda kayda girmesidir. Şoför seferi telefonundan başlatıp bitirdiğinde başlangıç ve bitiş saati kaydedilir. Yapılamayan seferde şoför "Yapılamadı" der ve nedenini yazar. Ay sonunda program kurum bazında yapılan, yapılamayan ve ek seferleri ayrı ayrı listeler.
Faturaya aktarma
Hakediş listesi hazır olduktan sonra bunu fatura programına elle yazmak yeni hatalara kapı açar. Filo360 kurumun aylık seferlerini Finans360'a fatura taslağı olarak aktarır. Tek seferlik işler (örneğin bir tur) ayrı faturalanabilir; bu seferler aylık hakedişe tekrar girmez, böylece çift faturalama olmaz. Taslağı kontrol edip e-Fatura veya e-Arşiv olarak kesmek size kalır.
Sık sorulan sorular
Servis hakedişi nasıl hesaplanır?
Kurumla yapılan sözleşmeye göre sefer başı ücret, aylık sabit ücret ya da ikisinin karışımıyla; yapılamayan seferler düşülür, ek seferler eklenir.
Aynı sefer iki kez faturalanabilir mi?
Filo360'ta tek başına faturalanan sefer işaretlenir ve aylık kurum faturasına tekrar girmez.