e-Fatura ve e-Arşiv Fatura Arasındaki Fark Nedir? Sade Anlatım
e-Fatura ve e-Arşiv fatura, ikisi de elektronik ortamda düzenlenen faturalardır; ama kime kesildikleri ve nasıl iletildikleri farklıdır. Bu yazıda farkı teknik terimlere boğmadan anlatıyoruz. Zorunluluk sınırları ve tarihler Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından zaman zaman güncellendiği için kendi durumunuzu mutlaka mali müşavirinizle teyit edin.
Kısaca fark
- e-Fatura: Alıcı da e-Fatura sistemine kayıtlı bir mükellefse kesilir. Fatura, iki firma arasında elektronik olarak iletilir; kâğıda basılması gerekmez.
- e-Arşiv fatura: Alıcı e-Fatura sistemine kayıtlı değilse (örneğin bir tüketici ya da e-Fatura kullanmayan bir firma) kesilir. Alıcıya e-posta ile ya da kâğıt çıktısı olarak verilebilir.
Yani hangi faturanın kesileceğini belirleyen şey, alıcının e-Fatura sistemine kayıtlı olup olmadığıdır. Satış yapan firma her iki sistemi de kullanıyorsa, program alıcıyı kontrol ederek doğru türü seçebilir.
e-Fatura nasıl iletilir?
e-Fatura, GİB sistemi üzerinden alıcının e-Fatura posta kutusuna iletilir. Alıcı ticari faturayı kabul ya da reddedebilir. Bu iletimi çoğu firma bir özel entegratör aracılığıyla yapar; entegratör, faturayı GİB'e uygun biçimde gönderir ve saklar.
e-Arşiv nasıl iletilir?
e-Arşiv fatura alıcıya e-posta ile PDF olarak gönderilebilir veya kâğıda basılarak verilebilir. Faturanın bilgileri GİB'e raporlanır. İnternet üzerinden yapılan satışlarda e-Arşiv faturanın elektronik ortamda iletilmesi gerekir.
e-Dönüşüme geçerken dikkat edilecekler
- Zorunluluk durumunuzu öğrenin: Ciro ve sektöre göre belirlenen zorunluluk sınırları değişebilir; güncel durumu mali müşavirinizden öğrenin.
- Bir entegratör seçin: e-Fatura ve e-Arşiv gönderimi için bir özel entegratörle çalışmanız gerekir.
- Programınızı entegre edin: Faturayı ön muhasebe programında kesip doğrudan göndermek, aynı bilgiyi iki kez girmenin önüne geçer.
- Seri ve numaralandırmaya dikkat edin: Elektronik faturalarda numara formatı bellidir; program bunu otomatik yapmalıdır.
- Gelen faturaları da takip edin: Tedarikçilerden gelen e-Faturaların programa aktarılması alış kayıtlarını kolaylaştırır.
Ön muhasebe programının rolü
İyi bir ön muhasebe programı cari hesap, stok, satış ve alış kayıtlarını tutarken faturayı da aynı yerden keser. Alıcının e-Fatura kullanıcısı olup olmadığına göre doğru fatura türünü seçer, entegratöre gönderir ve durumunu takip eder. Finans360 cari, stok, kasa-banka ve çek-senet takibinin yanında e-Fatura, e-Arşiv ve e-İrsaliye gönderimini de tek programda sunar.
Sık sorulan sorular
e-Fatura ile e-Arşiv arasındaki fark nedir?
Alıcı e-Fatura sistemine kayıtlıysa e-Fatura, kayıtlı değilse e-Arşiv fatura kesilir. e-Fatura GİB üzerinden alıcının posta kutusuna iletilir; e-Arşiv e-posta veya kâğıt çıktı olarak verilebilir.
e-Arşiv faturayı kâğıda basmak gerekir mi?
Alıcı isterse kâğıt çıktı verilebilir; ancak elektronik ortamda iletilmesi gereken durumlar vardır. Güncel kurallar için mali müşavirinize danışın.
e-Fatura kesmek için entegratör şart mı?
Firmaların çoğu e-Fatura ve e-Arşiv gönderimini bir özel entegratör aracılığıyla yapar; ön muhasebe programı entegratörle bağlantılı çalışır.